Organiser et préparer son plan d'actions avant de concevoir sa présentation

• Epurer, et aller à l’essentiel, éviter que l’audience lise le texte et n’écoute pas le présentateur.
• Proposer une présentation créative et ludique tout en gardant la communication traditionnel de l’entreprise.
• Eviter le statique, définir un sens, un chemin au discours.
• Complémenter son discours par l’image "Une image vaut mille mots !"

En concret

• Elaborer une structure.
• Déterminer le storyboard.
• Se mettre à la place de son audience et se poser les bonnes questions.
• Déterminer le contenu et son texte.

Pour une meilleure cohérence, une meilleure lisibilité,
il est conseillé de :

• Connaitre la définition et le format de sa présentation Powerpoint.
• Proposer une idée unique par slide.
• De limiter la projection de 10 à 20 minutes.
• De limiter sa présentation! Une présentation à 10 slides est conseillée.
• De proposer pour une meilleure lisibilité des polices de la taille de +/- 30 points*
• D’utiliser maximum 6 listes à puces avec 6 mots par slide.
• De limiter le nombre de polices de caractères différentes (1 à 2 polices, 3 maximum).
• D’utiliser les animations avec parcimonie et intelligence.
• D’utiliser un graphisme parlant pour son contenu en complément du texte et du discours. Une image vaut mille mots !
• De respecter la charte graphique, tout en gardant une cohérence entre les différents slides. C’est- à- dire, d’utiliser la même identité visuelle, aussi bien dans la mise en page, dans le choix de ses photos et la manière de présenter son contenu.
• Citer les sources.
• Crédits.

Après réalisation

• Vérifier l’orthographe.
• Vérifier la cohérence dans le contenu et la forme graphique et animation.
• Se relire.
• Répéter sa présentation.

Conseils pratiques pour une meilleure gestion lors de la conception d’un powerpoint par différents intervenants.

• Préparer un briefing avec tous les intervenants
• Se rappeler les règles de cohérence graphique, de lisibilité de l’information …
• Etablir une stratégie concernant le contenu et la méthodologie à adopter
• Etablir un planning concret et rassembler l’ensemble des fichiers bien à l’avance de la date de remise
• Pour la coordination entre les différents intervenants, désigner un chef de projet
• Pour éviter les incompatibilités s’assurer que le parc informatique de l’entreprise est identique entre les différents intervenants (même police utilisée, même version du logiciel, même définition d’écran … )
• S’assurer de la configuration du matériel qui servira à la présentation. (Ordinateur, projecteur, TV …). Souciez-vous qu’il a les bons paramètres: a-t’il les bons codecs vidéo, a-t-on la bonne version du logiciel, les bonnes polices, a-t-on les “login” administrateur de la machine ?
• Le matériel est-il disponible à la date de la présentation, faut-il le louer ? …
• Si l’entreprise fait appel à un tiers sur site pour rassembler les informations et créer en interne le Powerpoint.
• A-t’il accès aux serveurs de l’entreprise, a-t-il accès à internet, sait-il communiquer avec les différents intervenants par e-mail où par téléphone ?
• Tenir en compte des mesures de sécurité de l’entreprise. Pas d’accès au réseau local, impossibilité de copier du contenu sur une clef USB, pas d’accès à certains sites (exemple wetransfer), l’impossibilité d’installer des codecs vidéo, lecteur vidéo, logiciels ?

Paramètres à tenir en compte pour éviter les erreurs, les retards, et le stress …

• Ne pas attendre la dernière minute pour fournir le powerpoint et les médias. Cela occasionne des files d’attente (pour l’ensemble des intervenants).
• Respecter le planning entre les différents intervenants, quitte à revenir sur des petits détails quand l’assemblage est terminé
• “Etablir une communication efficace” ! Eviter les erreurs de version entre différentes versions modifiées.

Quand le fichier Powerpoint est considéré comme définitif

• Revoir l’ensemble des écrans si possible sur l’ordinateur qui sera utilisé pour la présentation
• Garder plusieurs sauvegardes du fichier (Disque, clé, cloud)

Le jour de la présentation

• Apportez une souris, un tapis, et le câblage nécessaire.
• Vérifier la présentation si le test n’a pas été vérifié sur l’ordinateur de la présentation
• S’il y a des écrans de transition (exemple: introduction, merci en fin d’exposé) entre différents intervenants, indiquez la marche à suivre aux différents intervenants
• Après la présentation, n’oubliez pas les clés USB qui peuvent contenir du contenu confidentiel ou la stratégie de l’entreprise

Les étapes du projet (Client — GoSlide)

• Réunion et briefing afin de déterminer l’objectif et la stratégie du projet.
• Déterminer le contenu.
• Déterminer la structure, la navigation, les textes, le nombres d’images (à acheter, à réaliser …), les éléments multimédias, les animations.
• Déterminer la ligne graphique du projet.
• Déterminer le nombres d’écrans, le travail à réaliser afin d’en proposer un devis et un planning pour la réalisation.
• Soumission des premiers écrans statiques en format image (Validation graphique).
• Modification et validation du template dans sa forme graphique.
• Intégration des différents éléments dans les slides PowerPoint (images, textes, éléments multimédias, et animations).
• Modification et validation du template final.
• Relecture par le client.
• Finalisation du projet.
• Validation et clôture du projet.
• Facturation.

Questions techniques

Pour une qualité maximale visuelle et à l'impression, pour éviter les images pixelisées utilisez à la proportion des images de grande dimension.

• De préférence minimum de 1920 x 1080 pixels en 72 dpi* pour des présentations en HD. 16/9.
• Une dimension minimum de 1024 x 768 pixels en 72 dpi* pour une présentation 4/3.
• Une image contenant plus de dpi permet un meilleur affichage à l’écran et une meilleure impression de votre présentation (ou de conversion par exemple au format PDF.

Quels formats d’image sont acceptés dans PowerPoint ?

Les images pixels :

• Le format .jpg, .png, .tif, .gif, .pdf, .psd*
  
• A noter : Profils des couleurs et des modes des couleurs des images (RVB) à vérifier avant importation !

*Pour une meilleure qualité visuelle, limitez la compression de vos médias. L'encodage en 8 bits - 256 couleurs de vos images (.gif, .png) est également à éviter.

A noter :

• Les boucles gif ne fonctionnent pas !
• N’oubliez pas d'incorporer les polices à vos fichiers si la police n'est pas une police par défaut de Powerpoint. (option d'enregistrement : Incorporer les polices dans le fichier). Bien vérifier si les polices sont intégrables, (c'est-à-dire non protégées à l'intégration).
• Certaines polices téléchargées sur internet peuvent avoir le même nom de police, mais pas compatible avec le fichier.
• Appliquer un Bold sur un texte dans le menu Powerpoint n'est pas l'équivalent d'une police existante en Bold

Les images vecteur

• Convertissez de préférence vos vecteurs au format SVG v1.x
  .svg
• Convertissez vos vecteurs au format métafichier
  étendu .emf, ou le .wmf
• A noter : Le format PDF, AI a ses limites à l'importation !
• Profil couleur ? Utilisez de préférence le profil couleur écran : sRgb.
  

Trucs et astuces

Pour déterminer la police par défaut du document PowerPoint sur Apple MAC: cliquer droit sur le bord droit du cadre de texte, puis cliquer sur définir comme texte par défaut. Sous Windows : Affichage > Masque des diapositives > Polices (Attention, la version Apple MAC ne permet pas d'incorporer les polices dans la présentation Powerpoint. (Options d'enregistrement / Incorporer les polices dans le fichier)

Problèmes de police lors de “copier coller” de texte entre différents fichiers Powerpoint ?

• Utilisez la fonction “collage spécial …” pour coller le texte dans le design de police de votre nouvelle mise en page. (Via le menu et/ou (version windows) via le picto coller). Coller sous: Format HTML / RTF/ Texte non mis en forme / PDF / TIFF … Pour garder la police du document Powerpoint “coller selon la mise en forme“.



Problème de la qualité d’affichage en “copier coller” ou à l’importation de fichiers vectoriels ?

• Un objet de petite taille importée aura tendance à être de moins bonne qualité. Agrandissez votre image vecteur avant l’importation.

  
  Crédits des images : Pixabays, Pickit, Pexels, PublicDomainPictures, ElisaRiva, MaeM, StartupStockPhotos.